Les étapes de règlement
Notre mission débute toujours dans le cadre de la loi n° 2006-728 du 23 juin 2006 par un mandat de notaire ou par une publication de l’administration fiscale indiquant la vacance d’une succession. Nos interventions ont trois procédures communes :
Identifier
Notre premier objectif est de déterminer qui, des collatéraux privilégiés ou ordinaires est amené à intervenir dans la succession. L’identification des ayants droit peut se faire jusqu’au 6ème degré. La loi détermine qui, et dans quel ordre, est héritier dans une succession.
La qualité de chaque héritier se valide par les actes d’état civil et de notoriété remis au notaire. Toutefois, nous utilisons plusieurs sources pour croiser nos informations et ainsi déterminer avec certitude nos dévolutions successorales
Localiser
Quand la qualité d’un héritier a été validée par plusieurs sources, nous localisons et contactons ce dernier afin de l’informer de ses droits par l’envoi d’un dossier contractuel qui précise :
- Notre rémunération
- La révélation et ou la justification des droits de l’héritier selon le dossier
- La garantie d’une protection totale contre tous les aléas financiers que peut comporter une succession (avance de frais notariés et immobiliers, créances).
Représenter
L’une des missions du généalogiste est la représentation des héritiers dans toute la procédure de règlement et de liquidation de la succession. Elle se matérialise par l’envoi d’une procuration. Cette étape essentielle et souvent très attendue des héritiers, leur permet, selon la configuration du dossier, de connaître l’identité de la personne dont ils héritent.
Cette procuration nous donne mandat pour :
- Représenter les héritiers lors de la signature de l’acte de notoriété chez le notaire
- Administrer, avec l’aide du notaire, la gestion ou la vente des biens mobiliers et immobiliers. (Etant précisé qu’aucune vente ou cession ne se fait sans l’accord écrit des héritiers du prix et conditions de vente)
- Faire l’avance des frais liés au règlement
- Répartir les fonds héritiers aux ayants droit
Et le notaire dans tout ça ?
Le généalogiste est le seul interlocuteur des héritiers durant toutes les étapes de règlement. Le notaire peut apparaître absent ou présent uniquement sur les documents officiels. Et pourtant, cet officier du ministère public reste le moteur de l’accomplissement des formalités inhérentes à la succession et de la rédaction d’actes souvent complexes. Cette liste, non exhaustive, ne reflète que la partie visible du travail du notaire.
Acte de notoriété
La première partie du travail du généalogiste est terminée quand tous les ayants droit ont été localisés et contactés. Nous remettons alors un rapport complet au notaire afin qu’il puisse établir l’acte de notoriété. Cette étape est essentielle puisqu’elle valide la qualité de chaque héritier dans la succession.
Inventaire des biens mobiliers et immobiliers
L’inventaire est réalisé par le notaire chargé du règlement de la succession, d’un commissaire-priseur et du généalogiste en sa qualité de représentant des héritiers. Il est nécessaire d’évaluer au plus juste la composition mobilière et immobilière du défunt.
La procédure d’inventaire n’est pas obligatoire. Les ayants droit peuvent choisir de déterminer, comme le code des impôts le permet, un forfait mobilier représentant 5% de la succession. Toutefois, même si les biens composant la succession sont inférieurs à ce forfait, ils seront tout de même fiscalisés sur ce montant.
Etat des lieux du passif
Le notaire interroge les administrations bancaires, sociales et fiscales ou tout autre établissement dont il aura connaissance afin de faire un état des lieux de l’actif et du passif de la succession. Il a également la charge de suspendre et clôturer l’ensemble des comptes bancaires du défunt.
Inventaire des biens mobiliers et immobiliers
L’inventaire est réalisé par le notaire chargé du règlement de la succession, d’un commissaire-priseur et du généalogiste en sa qualité de représentant des héritiers. Il est nécessaire d’évaluer au plus juste la composition mobilière et immobilière du défunt.
La procédure d’inventaire n’est pas obligatoire. Les ayant droits peuvent choisir de déterminer, comme le code des impôts le permet, un forfait mobilier représentant 5% de la succession. Toutefois, même si les biens composant la succession sont inférieurs à ce forfait, ils seront tout de même fiscalisés sur ce montant.
Etat des lieux du passif
Le notaire interroge les administrations bancaires, sociales et fiscales ou tout autre établissement dont il aura connaissance afin de faire un état des lieux de l’actif et du passif de la succession. Il a également la charge de suspendre et clôturer l’ensemble des comptes bancaires du défunt.
Déclaration fiscale et paiement des droits de succession
Le notaire œuvre à déterminer la composition de l’actif et du passif d’une succession. Dès que ces éléments sont définis, il peut les intégrer dans la déclaration de succession. En tant qu’officier ministériel, il est également collecteur d’impôt et se charge de régler à l’administration fiscale les droits de succession dûs par les héritiers.